¿Por qué es tan importante confeccionar un buen requerimiento arbitral?
Lic. Alexander Brenes Madrigal. Director CIJUL
De previo a brindar una respuesta a la pregunta realizada en el título de este artículo, es importante indicar que el arbitraje es un derecho constitucional consagrado en su numeral 43, mismo que le asiste a toda persona para resolver sus diferencias patrimoniales mediante este procedimiento.
I)- Aspectos Generales
El requerimiento arbitral es aquel acto emitido por escrito donde una de las partes que suscribió el acuerdo arbitral, le comunica a la otra parte suscribiente de dicho acuerdo, de su intención de iniciar un proceso arbitral con la finalidad de resolver la controversia suscitada entre ellas.
Es importante mencionar que el requerimiento corresponde a una etapa pre arbitral, en la cual, de conformidad con la redacción del acuerdo arbitral, puede ser comunicado directamente entre las partes y siguiendo la normativa de la Ley de Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social o Ley RAC (Ley No. 7727), lo que constituiría un arbitraje Ad Hoc. En el caso de que sea comunicado a través de un Centro de Arbitraje se seguirá lo establecido en su respectivo reglamento, se estaría ante un arbitraje institucional. Asimismo, sea uno u otro tipo de arbitraje esa etapa denominada pre arbitral comprende varios pasos que van desde la comunicación del requerimiento, la designación de los árbitros por cada parte para la conformación del tribunal, el plazo para interponer posibles recusaciones contra alguno de los árbitros escogidos, hasta finalmente llegar a la instalación del tribunal, momento en que inicia formalmente el proceso arbitral
Es conveniente destacar que la Ley RAC, establece en su artículo 2 que el arbitraje solamente podrá versar sobre diferencias patrimoniales de naturaleza disponible, siendo consecuente con lo referido en el artículo 43 de nuestra Carta Magna. Por lo tanto, todos aquellos conflictos que no se ajusten a lo indicado anteriormente no podrán ser sometidos a este procedimiento y deberán ser dilucidados en la vía judicial, como por ejemplo es el caso de aspectos de derecho público referidos a potestades, servicios públicos o bienes de dominio público y ejecuciones de regulaciones que escapen a la materia patrimonial.
II)- Los requisitos del requerimiento arbitral
En igual sentido, en la Ley RAC se establecen ciertos requisitos que deben ser expresamente plasmados en el escrito del requerimiento arbitral para que el proceso de arbitraje empiece su curso, estos requisitos se encuentran estipulados en el artículo 43 que establece lo siguiente:
a) La petición de que la controversia se someta a arbitraje.
b) El nombre y la dirección de las partes.
c) Copia auténtica del acuerdo arbitral invocado.
d) Una referencia al contrato base a la controversia o del contrato con el cual está relacionada, si fuere procedente.
e) Descripción general de la controversia que se desea someter al arbitraje.
f) Una propuesta sobre el número de árbitros, cuando las partes no hayan convenido antes en ello.
g) Señalamiento de oficina para atender notificaciones, en el lugar del arbitraje
h) Las propuestas relativas al nombramiento del tribunal arbitral unipersonal, de acuerdo con el artículo 26
i) La notificación relativa al nombramiento del árbitro, según el artículo 28.
Teniendo en consideración dichos requisitos de algunos de estos se hará una breve alusión para tener un panorama más amplio. Se hace mención a los incisos d), e), f) y g).
Respecto al inciso d) relativo a hacer una referencia al contrato base la controversia, es de vital importancia mencionar brevemente las partes contratantes, así como el objeto y tipo de contrato suscrito con la finalidad de conocer la naturaleza jurídica del contrato que se discute y que contiene inserto el acuerdo arbitral. Lo anterior para el adecuado conocimiento de la contraparte y el futuro tribunal.
Por otra parte, en relación con el requisito establecido en el inciso e), sobre la descripción general de la controversia, se debe indicar que esa descripción es de carácter general, no debe confundirse con la enunciación de los hechos expuestos al momento de presentar la demanda, ya que habrá un plazo para interponerla y, en su momento, los hechos deberán ser enunciados de forma concreta y simple. Asimismo, también es viable presentar la demanda junto con el requerimiento. Sin embargo; no parece una alternativa idónea ya que puede suceder que, por alguna razón en el evento de no incluir algún hecho que es importante podría provocar la presentación de una solicitud de ampliación de la demanda. Otra razón es por estrategia procesal, ya que la requerida no solo va a tener el plazo otorgado por el tribunal arbitral al momento de dictar el respectivo traslado de la demanda, sino también todo el tiempo previo al dictado de este, correspondiente a toda la etapa administrativa pre arbitral lo cual le daría mayores argumentos para su defensa.
Cabe destacar, en lo que relativo a la propuesta del número de árbitros establecida en el inciso f), que es menester tener presente tres aspectos que se consideran fundamentales. El primero se refiere al hecho de que el o los árbitros nombrados sean conocedores o expertos en la materia contractual de fondo (ejemplo: contratos bancarios, bursátiles, seguros, etc) y preferiblemente también del proceso arbitral, ya que esto les garantizará a las partes fluidez, eficiencia y seguridad jurídica durante todo el proceso.
El segundo aspecto es en atención a la complejidad del caso que se conoce, esto significa que a mayor dificultad es mayor la responsabilidad del tribunal al momento de dictar el laudo. Y el tercer punto alude estrictamente a la cuantía que se discute, en razón de que el arbitraje es un proceso oneroso donde las partes deben cancelar por extremos iguales los gastos administrativos del Centro que lo administra y los honorarios del tribunal arbitral, sin embargo, en la práctica arbitral esto no siempre ocurre. En ocasiones durante el proceso el Centro realiza la prevención de gastos para que las partes en igual proporción cancelen los extremos anteriormente indicados, empero una de ellas omite hacerlo, siendo en la mayoría de los casos la parte requerida (futura demandada), por lo tanto, esa carga económica es trasladada a la requirente quien deberá depositar dicho monto para que continúe el arbitraje. Esto es un aspecto muy importante que se sugiere que los abogados les informen a sus clientes para que no se vean sorprendidos. Tomando en consideración los tres puntos mencionados, lo más recomendable es que en casos de baja cuantía sea un tribunal unipersonal y en cuantías mayores sean tribunales colegiados.
Por último, en cuanto a lo mencionado en el inciso g) sobre el medio para atender notificaciones, este es sumamente relevante. Debido a que ese medio les permite a las partes mantenerse informadas de las actuaciones dentro del proceso y a la vez interactuar en el mismo. Sin embargo, observando el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación (TICs) en las cuales nos encontramos, lo recomendable es señalar direcciones electrónicas para atender estas notificaciones, claro está que esa dirección debe permitir la constatación de la fiabilidad del recibo de la comunicación, facilitando así el conocimiento de los involucrados, prácticamente inmediato, de la comunicación o resolución dictada por el tribunal u otras gestiones de las partes. Actualmente en Costa Rica, hay Centros de Arbitraje que emplean la modalidad de expediente electrónico, lo cual ofrece un importante ahorro en tiempo para las partes y sus representantes legales.
III)- A título de conclusión
Finalmente, y como respuesta al encabezado de este artículo, fácilmente se concluye que de los requisitos expuestos en la Ley RAC, más las recomendaciones mencionadas, se tendrá un muy buen requerimiento arbitral, objeto de mínimas prevenciones para las partes y que facilitará la labor del tribunal al momento de resolver el asunto puesto a su conocimiento.
BIBLIOGRAFIA
Ley No. 7727, Ley Sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social.