Arbitraje Institucional: La función de los Centros de Arbitraje
Licenciada Laura Fernández Vega
Directora Ejecutiva. Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica – CCA
Introducción.-
Existen diversos tipos de arbitrajes. Su clasificación se puede realizar atendiendo numerosos criterios de evaluación, dentro de los cuales se destaca la forma en que se administra o tramita el proceso y las reglas a seguir. Dicha clasificación abarca a su vez dos tipologías: el arbitraje ad-hoc y el institucional. Sobre este último es que versará justamente el presente artículo.
Como se expondrá más adelante, en los arbitrajes institucionales una parte indispensable para su efectiva tramitación es –sin duda alguna– la participación de Centros, sea, las entidades que se encargan de administrar dichos procesos desde su inicio y hasta su debida finalización. Es justamente, por ese motivo, que la intervención de un Centro Arbitral resulta consustancial para la efectiva existencia y materialización de un arbitraje institucional.
Arbitraje institucional.-
El arbitraje institucional –también conocido como arbitraje corporativo, organizado o administrado- es aquel en el que las partes le delegan la potestad de aplicar escoger todo lo relativo al procedimiento arbitral a instituciones especializadas (Solís y Cartín 2010, 40), las cuales normalmente son Cámaras, Centros de Arbitraje, Cortes Arbitrales o Corporaciones Arbitrales, de reconocido prestigio y profesionalismo.
En estos casos, el desarrollo del proceso se regirá por normas preestablecidas por el Centro Arbitral, que vienen a complementar la normativa estatal ya existente. Asimismo, estas normas tienden a revisarse y modificarse a través del tiempo, ajustándose a las necesidades que se vayan presentando, lo cual garantiza la eficacia de los procedimientos y una mayor flexibilidad para que éstos puedan adaptarse a cualquier ulterior reforma del ordenamiento jurídico.
El arbitraje institucional se encuentra regulado en el artículo 21 de la Ley RAC, el cual indica lo siguiente: “Artículo 21 - Sometimiento del conflicto: En el acuerdo arbitral, las partes podrán someter el conocimiento de la controversia a las reglas, los procedimientos y las regulaciones de una entidad en particular, dedicada a la administración de procesos arbitrales. (…)” (el subrayado es suplido).
Si bien este tipo de arbitraje limita la injerencia de las partes en lo que respecta a la definición de las reglas del procedimiento a seguir, tal situación trae consigo varias ventajas. El someterse a una institución especializada en este tipo de mecanismo de resolución alterna de conflictos le garantiza a los involucrados un mayor profesionalismo, seguridad y especialización. Además, permite la fijación de un claro calendario procesal que brinda certidumbre con respecto a las diversas etapas del proceso y la fecha máxima en la que deberá dictarse el laudo arbitral. En razón de lo anterior, es que la mayoría de las personas que utilizan el arbitraje en la actualidad, consideran que esta modalidad es la más adecuada y, por ende, termina siendo la más utilizada.
Debido a la importancia de este tipo de proceso arbitral es que nuestro ordenamiento jurídico ha creado normas legales para controlar y fiscalizar la debida administración de este tipo de procesos. Con la promulgación la Ley RAC –hace ya más de 20 años-, se dio el soporte legal necesario para la creación de centros privados de arbitraje en nuestro país, convirtiéndose dichos centros en medios alternativos para acceder a la justicia de forma privada y sin acudir al sistema judicial. Es justamente por esta razón que los Centros de Arbitraje en la actualidad cobran especial relevancia y se han convertido en actores protagónicos en la solución de controversias de diverso tipo y naturaleza.
Los Centros de Arbitraje.-
Para que este tipo de instituciones funcionen legalmente en Costa Rica, deben cumplir con una serie de requisitos. Toda institución que se dedique a administrar procesos arbitrales en nuestro país debe estar inscrita en la Dirección Nacional de Resolución Alterna de Conflictos del Ministerio de Justicia y Paz (en adelante DINARAC), para lo cual requiere contar con su debida autorización, pues es justamente dicha Dirección la encargada de fiscalizar este tipo de Centros.
Entre los requisitos principales que debe cumplir todo centro especializado en arbitrajes se destacan los siguientes: la infraestructura, el reglamento interno, el código de ética, un sistema claro de tarifas y honorarios, u sistema de rendimiento de garantías, y la lista de neutrales que ejercerán labores en el centro (las cuales también deben ser valoradas y aprobadas por la DINARAC). Si dichas instituciones no cumplen con estos requisitos, los laudos emitidos no serán válidos.
Todas las personas que sometan su controversia a un centro determinado –como por ejemplo el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Costa Rica (CCA)- se comprometen a seguir su normativa interna. Cada institución cuenta con sus propios reglamentos, los cuales regulan detalladamente el funcionamiento del centro, las obligaciones de los neutrales, y los procedimientos a seguir según la materia (arbitraje, conciliación, dispute boards, etc.), mismos que son de acatamiento obligatorio para los neutrales y las partes.
Precisamente son las mismas partes quienes acuerdan en el convenio arbitral la participación de un centro en específico, con la intención de contar con reglamentos especializados, que garanticen la validez y eficacia del proceso, a partir de la experiencia y especialización de dicha institución.
Debido a que cada día son más las personas que resuelven sus conflictos por esta vía se vuelve necesario tener claro cuáles son las funciones los Centros de Arbitraje, entre las cuales, se destacan las siguientes:
Recepción del requerimiento arbitral: se trata de la primera gestión del arbitraje, la cual se presenta ante el Centro de Arbitraje y tiene como finalidad dar por iniciado el proceso, invocando el acuerdo arbitral suscrito por las partes, a fin de comunicarle tal decisión a su contraparte.
Traslado del requerimiento arbitral: el Centro de Arbitraje –de conformidad con su reglamento arbitral- realiza una revisión preliminar del contenido del acuerdo arbitral y del requerimiento arbitral, y –si procede- se encarga de darle traslado y de notificar a la parte requerida, a fin de que se apersone al proceso a hacer valer sus derechos. Adicionalmente, resulta importante aclarar que tal revisión tiene la única intención de determinar si el documento presentado cumple o no con los reglamentos del Centro, sin entrar a emitir criterio alguno sobre aspectos de fondo.
Nombramiento de árbitros: en los casos en los que proceda, el Centro de Arbitraje también se encargará de realizar el nombramiento del árbitro (unipersonal) o los árbitros que conformarán el Tribunal Arbitral, a partir de las listas de neutrales propias del Centro. Para lo anterior, se parte del supuesto que el encargado en tal designación –según lo indique cada reglamento- realizará dicho nombramiento con la mayor objetividad posible, tomando en cuenta la experiencia de cada neutral en la materia objeto de controversia. Sobre las listas de neutrales, vale la pena mencionar que los centros tienen la obligación de contar con árbitros expertos en diversas materias, de alto grado académico y profesional, garantizando su continua capacitación y actualización, a fin de que quienes resuelvan las controversias lo hagan de la mejor manera posible. Por otra parte, también es importante mencionar que los Centros cuentan con reglamentos específicos en lo que respecta a los deberes éticos de los árbitros; así como, procedimientos claros para el adecuado trámite de eventuales recusaciones, siempre con la intención de garantizar su indispensable imparcialidad y profesionalismo.
Adecuada instalación del Tribunal Arbitral: la gestión de la fase pre-arbitral, administrativa o inicial -que va desde la presentación del requerimiento arbitral y hasta la instalación del Tribunal Arbitral en pleno- corresponde en su totalidad al Centro de Arbitraje. Al respecto, es importante aclarar que esta etapa es meramente preparatoria, pues su finalidad se limita a la adecuada y efectiva instalación del Tribunal que conocerá y resolverá la controversia. Es debido a lo anterior que los Centros cumplen con funciones de carácter meramente administrativas, por lo que no cuenta con competencia jurisdiccional sobre ningún proceso arbitral. Lo anterior se debe a que el Tribunal Arbitral es el único órgano competente para referirse a cuestiones de fondo del proceso, de conformidad con el acuerdo arbitral suscrito por las partes. Por este motivo, cualquier tema que tenga relación con aspectos jurisdiccionales, debe ser resuelto por el Tribunal, nunca por la Dirección Ejecutiva, en esta etapa no es posible, ni conveniente, interponer recursos ante la Dirección, pues su improcedencia sólo redundará en la demora del inicio del proceso. En razón de lo anterior, resulta trascendental evitar confundir la función administrativa del Centro con la función jurisdiccional que ostenta única y exclusivamente el Tribunal Arbitral. Como señala Roque Caivano, “la cuestión litigiosa especifica es resuelta por los árbitros… sin la participación directa de la entidad, quien se limita a dar apoyo a las partes y a los árbitros. Estos son quienes tiene personalmente la tarea de sustanciar y decidir el caso, sin que la entidad como tal tenga injerencia en ello” (Caivano, 1998, 234).
Prevención de depósito de costas, resguardo de fondos y giro de dineros: Los Centros de Arbitraje se encargan también del resguardo de las costas procesales requeridas para la adecuada tramitación del caso, tales y como los honorarios del Tribunal, de peritos y/o notarios, así como los servicios y gastos administrativos, entre otros, hasta que corresponda realizar los pagos respectivos. Resulta importante mencionar que todas las tarifas del Centro deben contar con previa revisión y autorización por parte de la DINARAC, y que éstas deben ser acatadas a cabalidad. Asimismo, tiene la obligación de realizar las devoluciones de remanentes, si así correspondiera, (siempre con base a lo que decida el Tribunal Arbitral al finalizar el proceso).
Resguardo del expediente: el Centro Arbitral es el encargado de custodiar el expediente arbitral y todos los documentos que lo conformen. Asimismo, tiene el deber de mantener la confidencialidad del proceso, de las partes y de todas las actuaciones relacionadas a éste, garantizando la seguridad de todo documento, grabación, prueba, etc. Actualmente, la mayoría de los procesos arbitrales se tramitan de forma digital, lo cual implica –además de lo anteriormente mencionado- que los Centros deben contar con las herramientas tecnológicas necesarias para asegurar la seguridad e integridad de la información y el acceso únicamente de los involucrados.
Realización de audiencias: las audiencias presenciales se deben realizar en las instalaciones del Centro, para lo cual se debe contar con la infraestructura física que permita el adecuado desarrollo de estas (salas de audiencia). En el caso de audiencias virtuales –las cuales están a la orden del día- el Centro es el encargado de poner a disposición de las partes y del Tribunal plataformas tecnológicas seguras y confiables que garanticen su adecuada tramitación. Finalmente, en ambos casos, el Centro debe contar con la tecnología que garantice el correcto respaldo de todas estas actuaciones (grabación y resguardo de audio y/o video).
Envío a Sala Primera: otra de las funciones del Centro Arbitral es remitir el expediente a Sala Primera a fin de que se resuelvan los recursos de nulidad del laudo o de apelación por temas de competencia. En la actualidad, dada la digitalización de los procesos, lo que se ha venido haciendo es brindar acceso al expediente a los personeros de la Sala a fin de que puedan verificarlo, logrando así mayor efectividad, manteniendo políticas de cero papel.
Adicionalmente, los Centros también tienen la responsabilidad social de difundir, capacitar y educar respecto a mecanismos alternos de conflictos, a fin de mantener abierta la posibilidad de acudir a dichos mecanismos para la adecuada resolución de controversias.
Conclusiones.-
Con base en lo expuesto, resulta evidente que los Centros de Arbitraje son figuras esenciales para la tramitación de arbitrajes institucionales. Dichas instituciones buscan ser aliados de las partes y del Tribunal, pues su función se basa en facilitar el desarrollo del arbitraje desde su inicio y hasta su debida finalización. Es justamente por lo anterior, que se debe tener siempre presente su función administrativa –no jurisdiccional- al momento de tramitar este tipo de procesos.
La importancia de estas instituciones se basa en contar con reglas claras de procedimiento, garantizando así un alto nivel de profesionalismo, experiencia, transparencia, confidencialidad y trazabilidad en cada una de las actuaciones que se lleven a cabo en el arbitraje.
Bibliografía.-
Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica. (1997, Setiembre 12). Ley sobre resolución alterna de conflictos y promoción de la paz. Ley Número 7727. San José, Costa Rica: Diario Oficial La Gaceta.
Caivano Roque. Negociación, Conciliación y Arbitraje, APENAC. Lima, 1998.
Solís, Augusto, y Carlos Cartín. El Arbitraje Comercial Internacional en Costa Rica: Análisis a la Luz del Proyecto de Ley Número 17.593. San José: Universidad de Costa Rica, 2010.